1. La préparation  І  2. Déroulement du congrés   І  3. Exploitation du congrés

  1. Détermination des besoins

1. Lieux de réunion

Salles :
Séance inaugurale
Séance de clôture
Séances plénières
Commissions

Bureaux :
Secrétariat administratif
Secrétariat scientifique
Comité d'organisation (Pdt, Sec Gal,...)
Presse
Gestion hôtelière

Locaux :
Pour le personnel : hôtesses...
De stockage
Pour le traiteur
De pré-projection
De reprographie
Vestiaire

Surfaces :
Exposition stands
Exposition posters
Accueil
Coin repos / cyber-café
Pause-café
Déjeuner
Cocktail
Soirées

2. Hébergement (estimation)

Chambres :
Congressistes
Conférenciers
Exposants
Organisateurs
Journalistes
Interprètes

3. Programme social

Soirée de gala
Autres soirées
Cocktails

4. Transport-transferts

Transport :
Contact: Air France
Contact SNCF
Contact accueil aéroport / gare

Navettes :
Aéroport
Gare
Hôtels

Autocars :
Soirées
Cocktail
Excursions

  2. Elaboration du planning

Programme scientifique
Edition
Promotion
Exposition
Programme social
Secrétariat administratif
Suivi budgétaire

  3. Visite de repérage

1. Environnement

Temps d'accès du Palais à :
La gare
L'aéroport
Le centre ville

Fléchage depuis :
La gare
L'aéroport
Le centre ville

2. Palais des Congrès

Salles :
Nom =
Nom =
Nom =

Bureaux :
Nom =
Nom =
Nom =
Nom =

Surfaces expo :
Nom =

Surfaces restauration :
Déjeuner
Pauses-café
Cocktail
Soirée

Surfaces communes :
Vestiaire
Coin repos
Accueil
Toilettes / téléphones

Services proposés :
Gestion de l'hébergement
Organisation des excursions
Gestion des inscriptions
Gestion de l'exposition
Contact presse
Recrutement interprètes
Repas à partir de
Cocktail à partir de
Pauses-café
Soirée à partir de
Ouverture du bar
Cyber-café
Hôtesses
Techniciens
Gardiennage
Tenue du vestiaire
Nettoyage des stands
Matériel interprétation simultanée
Stands expo
Panneaux poster
Branchement électrique
Branchement téléphonique
Projecteur diapos
Projecteur film
Projecteur vidéo
Rétroprojecteur
Ordinateurs
Fléchage / panneaux d'information
Réalisation / pose de calicot
Fourniture de drapeaux
Décoration florale
Service de reprographie
Réalisation cavaliers orateurs
Enregistrement des séances
Messagerie

Parking :
Public
Privé

  4. Budget

Dépenses :
Palais
Editions
Promotion
Exposition
Programme social
Hébergement, transferts
Animation
Secrétariat

Recettes :
Droits d'inscription
Sponsors / pub
Exposants
Prestations annexes (hôtels...)
Subventions

  5. Elaboration du programme

Programme :
Thèmes
Sessions
Séance plénière
Ateliers / commissions
Séance inaugurale
Séance de clôture

Conférenciers :
Lettre invitation
Relance / confirmation
Président de séance
Demande textes des intervenants
Besoin en matériel (vidéo,...)
Transport / hébergement

Abstracts :
Appel d'abstracts
Envoi
Réception
Tri / mots clés
Comité de sélection
Répartition par séance
Confirmation aux auteurs

  6. Promotion

Fichier :
Constitution
Requalification
Achat

Envoi :
Sélection d'un routeur
Programme préliminaire
Bulletin inscription
Programme
Relances fax / e-mail

Presse :
Fichier
Communiqués de presse
Achat d'espace / publicité
Argus de la presse
Attaché(e) de presse
Conférence de presse

Internet :
Constitution fichier e-mail
Création d'un site

Invitations :
Personnalité

  7. Edition

Logo / papier à lettre
Première annonce
Pré-programme bulletin d'inscription Formulaire d'abstracts
Relance
Programme définitif
Livre des abstracts
Actes du congrès papier / CD-Rom
Dossier de presse
Invitations séance inaugurale / soirée cocktail
Badges
Cavaliers orateurs
Contremarques repas / excursions
Dossier exposant

  8. Exposition

Envoi du dossier commercial
Réunion d'information exposants
Dossier technique
Gestion administrative
Plan, attribution des stands
Edition du guide de l'exposition
Assurances de l'exposition
Gardiennage
Nettoyage des stands
Signalisation

9. Hebergement

Gestion directe :
Sélection des hôtels
Négociation tarifaire
Réservation d'allotements
Signature d'un contrat par hôtel
Confirmation des réservations
Réalisation bulletin de réservation
Réception des bulletins
Affectation par hôtel
Encaissement des arrhes et des soldes
Envoi du bon d'hébergement
Enregistrement des modifications
Envoi d'une rooming-list par hôtel

Sous-traitance :
Signature d'un contrat détaillé
Suivi des réservations

Navettes :
Mise en place entre hôtels et Palais

  10. Programme Social

Soirées :
Location d'une salle
Plan de masse (tables)
Traiteur
Animation
Décoration
Sonorisation
Inscription et règlement des participants
Personnel d'encadrement et d'accueil

Excursions :
Choix des circuits
Gestion directe ou sous-traitance
Autocariste
Réservation des lieux
Guides-interprètes
Gestion des inscriptions

Réceptions officielles :
Contact avec la Mairie...
Cartons d'invitation
Préparation des discours

  11. Transports / Transferts

Gestion directe :
Négociation avec transporteur officiel
Envoi des fichets de réduction
Affrètements spéciaux
Mise en place des navettes
Service de location de voitures
Carte libre accès transports en commun
Voitures avec chauffeur, accueil VIP
Accueil spécifique
Station de taxi mobile (soirée, cocktail...)

Sous-traitance auprès d'une agence de voyages

  12. Animation sur le lieu du congrés

Salles :
Séance inaugurale
Animateur professionnel
Mur d'images
Jeux de lumière
Drapeaux

Surface communes :
Circuit vidéo interne
Messagerie électronique
Cyber-café
Bornes interactives
Sonorisation

  13. Personnel à recruter

Hôtesses :
Salles
Accueil
Inscriptions sur place
Conférenciers
Personnes accompagnantes
Excursions-soirées
Hébergement
Accueil des exposants
Secrétariat
Presse
Accueil gare / aéroport
Vestiaire
Reprographie

Divers :
Interprètes
Techniciens
Sténotypistes
Gardiens
Manutentionnaires
Guides (excursions...)

  14. Prestations diverses

Banque :
Pré-financement
Change sur place

Agence de voyages :
Hôtels
Excursions
Billeterie

Organisateur professionnel :
Organisateur ou conseil en organisation

Assureur :
Assurance responsabilité civile
Assurance annulation
Multirisque exposition
Assistance des participants

France Télécom :
Lignes téléphoniques
Publiphones
Internet

Préfecture de Police :
Déclaration obligatoire

Prestataires divers :
Déménagement
Coursier
Photographe
Location d'ordinateurs
Infirmerie (SAMU)

Fabricants :
De badges
De sacoche-s congressistes
De cadeaux pour congressistes

  15. Gestion administrative

Gestion des inscriptions

Suivi des contacts :
Conférenciers
Congressistes
Personnes accompagnantes
Invités
Exposants
Comité d'organisation
Prestataires
Responsables du Palais

Gestion comptable

Gestion des hébergements