La tenue d'un congrès ou d'un événement d'entreprise est le rassemblement en un même lieu, à un même moment, d'un nombre important de participants.
Il appartient à l'organisateur de veiller à l'acheminement des participants et à assurer tout ou partie de leurs déplacements pendant la durée de la manifestation.
Son rôle est important même si les participants assurent eux-même leurs déplacements ou s'il y a sous-traitance à un professionnel du voyage.
L'acheminement des participants avant et aprés
1. Les capacités
Vérifier, si possible, avant de choisir définitivement le lieu, les capacités du transport aérien et ferroviaire : destinations desservies, fréquences, capacités des avions moyens ou gros porteurs, ou des trains simples ou doubles T.G.V. , et comparez-les au nombre de participants attendus et à leur provenance.
Tous les participants doivent pouvoir se rendre sur le lieu du congrès, ou repartir, le même jour. Si cela n'est pas le cas, il faudra prévoir la mise en place de vols ou de trains supplémentaires (affrètement, avec les risques financiers que cela entraîne ).
Le premier jour, commencez la séance inaugurale en fin de matinée pour ne pas obliger les participants, à venir la veille et payer une nuit d'hôtel supplémentaire, ou à arriver en retard. Le dernier jour, terminez les travaux suffisamment tôt pour permettre aux participants de reprendre leur voiture, avion, train, de façon à être chez eux dans la soirée.
2. Les tarifs
Dans le marché concurrentiel des transports, le trafic supplémentair de généré par les participants à un congrès intéresse les transporteurs. Aussi des tarifs préférentiels peuvent être proposés aux participants à condition que vous en fassiez la demande auprès des transporteurs.
Il faudra leur indiquer le nom de la manisfestation, le lieu, la date et une estimation du nombre de participants.
Tarif ferroviaire
La SNCF propose une réduction pour les participants à un congrès de 20 % sur le billet et la réservation, valable sur tous les trains en 1ère et 2ème classe.
Pour tout renseignement : SNCF-Grandes Lignes, Agence Commerciale, Voyageur Ile de France, Service Congrés - Immeuble Lumière Paris Bercy - 40 avenue des Terroirs de France - 75611 Paris Cedex 12 - Par téléphone au 36 35 (0,34 € TTC / min) depuis la France
La SNCF éditera ensuite des fichets de réduction imprimés au nom du congrès. Ce service vous sera facturé forfaitairement 45 € pour la fourniture de 50 à 300 fichets puis 0,15 € par fichet supplémentaire.
Fichets que les participants présenteront à la gare ou dans une agence de voyages lors de l'émission du billet. Ce tarif préférentiel est valable pendant 15 jours, le jour de la manisfestation devant être inclus dans cette période.
Tarif aérien
Suite à l'acceptation de votre demande, un numéro d'agrément vous sera attribué qu'il faudra faire figurer sur le programme de la manifestation avec le sigle de la compagnie.
Muni de ce document, les participants pourront faire établir, dans l'agence de voyages de leur choix, leur billet à tarif préférentiel. Certaines compagnies demandent l'exclusivité, il faudra donc choisir.
AIR France :
30 % de réduction "Tempo Congrès 1" pour la classe de réservation K ou 50 % de réduction "Tempo Congrès 2" pour la classe de réservation M sur l'ensemble des vols sur le territoire français.
Sur chaque vol d'Air France, un nombre limité de places est réservé en classe M ou K.
Il faut donc inciter les participants à réserver les billets le plus tôt possible pour bénéficier de ces réductions.
Pour des congrès nationaux de plus de 100 personnes, ces tarifs préférentiels sont applicables et sont valables 48 heures avant l'ouverture et après la clôture de la manifestation. Il faut contacter Air France au moins 2 mois avant la manifestation.
Contact : Mme Christine-Paule Ravaillon - Air France - Secteur Congrès/salons - 74, boulevard Auguste Blanqui - 75013 Paris - tél 01 43 37 43 66 - fax 01 43 37 42 23 pour obtenir l'agrément d'Air France.
Ce même service est compétent pour étudier un partenariat si votre congrès se tient à l'étranger.
Pour les congrès internationaux de plus de 200 personnes, le service international d'Air France propose un éventuel partenariat après étude du nombre de participants et des lignes empreintées de l'étranger vers la France. Ce partenariat aboutit à la mise en place de tarifs spécifiques et d'une aide pour la promotion du congrès à l'étranger.
Air France est actuellement particulièrement intéresssée par les congressistes en provenance de l'Asie, l'Europe de l'Est et l'Amérique du Sud.
Renseignez-vous au 0 820 820 820 (tarif spécial)
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L'acceuil des participants
Le congressiste sera sensible à l'accueil qui lui sera réservé dès son arrivée dans la ville où se tient le congrès. Vous pouvez mettre en place un accueil congrès.
1. À l'aéroport
Une banque d'accueil à l'arrivée de chaque vol animée par une hôtesse du congrès ou de l'aéroport.
Cet emplacement vous sera généralement facturé par l'aéroport.
Vous pouvez également demander la diffusion d'un message de bienvenue dans le hall d'accueil en plusieurs langues.
Des navettes par autocar pour se rendre directement dans les hôtels ou au palais des congrès (navettes payantes ou gratuites pour les congressistes).
Des voitures de location à des conditions tarifaires privilégiées.
Contacts : Avis (www.avis.fr - Tél :0 820 05 05 05), Europcar (www.europcar.fr - Tél : 0 823 358 358), Hertz (www.hertz.fr - Tél : 01 47 03 49 12)
Dans certains cas, comme apporteur d'affaires, vous pourrez négocier la mise à disposition gratuite de véhicules pendant le congrès pour accueillir vos conférenciers, vos VIP...
2. À la gare
Une banque d'accueil avec hôtesse du congrès.
Un calicot avec message de bienvenue aux participants.
Un message sonore personnalisé lors de l'arrivée des trains.
Dans un certain cas, dans le train, avant l'arrivée, un message de bienvenue pourra être diffusé. Il faut demander longtemps à l'avance auprès des responsables de la gare les autorisations nécessaires.
Des navettes par autocars vers les hôtels ou le Palais des Congrès.
Les transferts des participants pendant la manifestation
Liaison entre les hôtels et le palais des congrès
Navettes : en fonction du nombre de personnes et de l'éloignement des hôtels par rapport au lieu de la manifestation, des navettes seront peut-être à mettre en place matin et soir.
Demandez à l'autocariste de prévoir, en fonction des horaires de début et fin de séances, un circuit avec des horaires qui seront affichés dans chaque hôtel.
Le financement des navettes pourra être assuré par des sponsors ou payé par les participants (inclus dans les frais de dossier liés à la réservation hôtelière).
"Pass" transport en commun. Dans certaines villes, possibilité d'acheter un "pass" pour le libre accès pendant la manifestation à tous les transports en commun (cela évitera, dans certains cas, la mise en place de navettes ).
Transfert pour soirée de gala, cocktail à la Mairie, circuits touristiques : location d'autocars.
Demandez une estimation des temps compte tenu des encombrements habituels, de l'heure et du jour de la semaine, du temps de chargement d'un autocar, Négociez globlalement avec l'autocariste l'ensemble des prestations dont vous aurez besoin : navettes de préférence des autocars équipés de liaison radio.
Lors d'une soirée en centre ville, mettez en place une borne de taxi mobile, (un taxi radio appelle ses collègues en fonction des besoins). Les congressistes apprécieront le fait de trouver des taxis disponibles à la fin de la soirée.
N'hésitez pas à contacter l'équipe du Palais du Congrès, elle vous conseillera pour tous les problèmes d'acheminement et de transfert. Elle connaît le terrain, les attentes des participants, les prestataires de services, les meilleures solutions adaptées à votre budget
Mettez à la disposition des hôtesses d'accueil tous les horaires - trains et avions - et numéros de téléphone utiles pour faire modifier une réservation.
A retenir
Vos participants peuvent bénéficier de tarifs préférentiels. Mais il vous faut contacter les compagnies longtemps à l'avance.
L'accueil des participants. Dès leur arrivée à l'aéroport, à la gare, les congressistes peuvent être accueillis.
Pendant la manisfestation, Facilitéz le déplacement des participants
