1. Les frais directs liés à la manifestation

  Le stand

Les professionnels de l'organisation de salons considèrent que la location d'un stand représente 1/3 du budget consacré au salon.
Ainsi, dès que vous connaissez le coût de location du stand, vous multipliez celui-ci par trois et vous obtenez approximativement l'investissement total de votre opération.

  L'aménagement technique

En principe, seul l'emplacement cloisonné est inclus dans la location et parfois les branchements électriques.
L'eau, le téléphone sont facturés en sus, de même que des aménagements techniques particuliers comme la connection internet.

  Le mobilier : 3 solutions

Consulter un standiste, un professionnel qui pourra réaliser le stand de vos rêves. Ce standiste pourra prendre en charge la conception et réalisation du stand et vous déchargera de tout souci.

Salons-online.com vous présente une sélection de standistes au sein de son guide des prestataires. Demandez des devis et comparez avant toute prise de décision.

Si vous ne disposez pas des moyens nécessaires pour faire appel aux services d'un décorateur, vous pouvez bien sûr louer le matériel proposé par les organisateurs, mais ce surcoût peut se révéler onéreux dans la mesure où vous participez souvent à des manifestations de ce genre.
Pourquoi ne pas investir dans l'achat de mobilier qui servira à chaque occasion ? Il faut alors disposer d'un peu de temps pour faire les achats, d'un local pour entreposer ce matériel une fois le salon terminé et d'une camionnette pour effectuer les transports.

Si vous n'avez ni le temps, ni le local d'entreposage du matériel, ni la camionnette pour effectuer les transports, louez le matériel proposé.
Un catalogue vous permettra de faire votre choix.

  La décoration

Les outils retenus doivent être en adéquation avec votre image.
Il est important de prévoir un poste décoration relativement conséquent si vous souhaitez que l'on vous remarque.

Vous pouvez retenir la location de plantes vertes qui mettront une note colorée et meubleront l'espace. Ensuite à vous de voir selon votre budget et les produits que vous voulez mettre en valeur.
N'oubliez pas qu'un salon se joue en quelques jours et qu'il est toujours dommage de ne pas mettre en valeur le stand ...

  La promotion

Concevoir un beau stand est une chose ; encore faut-il avoir des produits à présenter et à promouvoir. Pour les présenter, il est nécessaire de mettre des documents informatifs à la disposition de vos clients potentiels (plaquettes, affiches, exemplaires de démonstration ... ).

2. Les frais indirects

  Les éditions

Ce poste comprend toutes les réalisations graphiques que vous allez réaliser pour la manifestation. Il s'agit en premier lieu de la plaquette de présentation. En avez-vous en quantité suffisante ?

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  Les frais de déplacements

Ils peuvent être ridiculement bas si la manifestation a lieu dans votre ville. A l'inverse, ils peuvent être très élevés si elle se tient à plusieurs milliers de kilomètres.

  Les frais de personnel

Pendant la préparation et pendant la manifestation, vos collaborateurs vont être sollicités. Les personnes qui vont assurer la tenue du stand représentent un coût que vous devez estimer et intégrer dans le budget.
D'autre part, s'il s'agit de personnel non cadre, les heures supplémentaires, les week-end travaillés devront être payés ou tout au moins recupéres.

  Les frais d'hébergement

Ils incluent les dépenses de logement ainsi que les frais de repas de toutes les personnes qui vont intervenir sur le stand.

  Les frais de publicité

Vous pouvez souhaiter faire parler de vous dans la presse spécialisée pour annoncer votre participation à un salon, exposition.

  L'envoi des invitations

Les organisateurs vont vous fournir un certain nombre d'invitations que vous allez diffuser auprès de vos clients, prospects...(enveloppe, mise sous pli, affranchissement)