16. Derniers préparatifs

	1. La préparation  І  2. Déroulement du congrés  І  3. Exploitation du congrés

Listing :
Par d'inscription
Par catégorie
Par ordre alphabétique
Par pays
Par droits soldés
Par droits non soldés
Hébergement
Exposants
Soirées
Excursions
Pré / post congrès

Badges :
Edition
Vérification
Classement

Dossier participant :
Sacoches
Invitations
Programme
Repas (contremarques)
Encarts publicitaires
Liste participants

Sécurité :
Commission securité
Consigne sécurité

Instruction / planning :
Hôtesses
Techniciens
Gardiens
Livraisons

Achat :
Petites fournitures

  17. Installation sur les lieux

Vérification :
Montage expo et panneaux poster
Aménagement salles
Aménagement accueil
Aménagement bureaux
Aménagement espace commun
Fléchage extérieur
Signalisation des salles
Sonorisation commune
Cavalier orateurs
Talkie-walkie

Documentation :
Plan de la ville
Listes des hôtels
Annuaires
Liste des restaurants
Des animations
Liste des téléphones intérieurs
Affichage liste participants
Affichage plan de l'expo

  18. Briefings

Hôtesses :
Présentation du congrès

Gardiens :
Choix des procédures

Secrétaires :
Remise des documents

Equipe Palais :
Répartition des taches
Visite des lieux
Horaires

Interprètes

Conférenciers

Techniciens

  19. Accueil des participants

Exposants :
Remise du dossier avec badges
Vérification aménagement stand

Congressistes :
Pré-inscrits
Inscriptions non-soldées
Inscriptions sur place
Traitement des litiges
Problèmes d'hébergement
Inscription pour soirées en option
Inscription pour excursion
Règlement caisse
Réalisation des badges
Sacoche et documents
Mise à jour liste

Accompagnants :
Pré-inscrits
Inscriptions non soldées
Inscriptions sur place
Dossier individuel avec badge
Sacoche et documents

Conférenciers :
Dossier individuel, badge, invitations
Sacoche et documents
Collecte textes interventions
Collecte documents audiovisuels
Pré-projection
Présentation au président de séance

Presse :
Contrôle de la carte de presse
Dossier de presse
Badge presse
Accueil en salle de presse

  20. Régie

Avant :
Planning des séances
Pré-projection documents audiovisuels
Regroupement documents par séance
Remise des textes aux interprètes

Séance inaugurale :
Réservation du premier rang
Tribune officielle
Service d'ordre
Décoration

Séance poster :
Attribution des panneaux
Fléchage
Mise en place des documents

Pendant :
Hôtesses
Interprètes
Techniciens
Sonorisation et micros
Audiovisuel
Eclairage et climatisation
Pupitre
Disposition de la tribune
Boissons pour les orateurs
Cavaliers avec le nom des orateurs
Décoration de la salle
Casques pour l'interprétation
Fléchage de la salle
Aménagement des sièges
Enregistrement (son ou vidéo)

Après :
Récupération des casques
Récupération documents audiovisuels

Inauguration expo

Pauses-café :
Horaires, mise en place, nombre, qualité

  21. Programme social

Hébergement :
Contact quotidien avec les hôteliers
Enregistrement des "no show"
Modification dates arrivée et départ
Règlement des litiges

Excursions :
Mise en place des autocars
Instructions aux guides, aux chauffeurs
Contrôle des départs
Panneaux sur les autocars
Rapport en fin de parcours

Soirées, cocktails :
Confirmation nombre de participants
Vérification mise en place
Briefing des hôtesses
Vérification du plan de table
Contact orchestre : horaires, honoraires...
Contrôle des entrées